O MySafe oferece uma funcionalidade prática para o compartilhamento externo de documentos e arquivos de forma segura e controlada. Para utilizar essa funcionalidade, é fundamental configurar alguns parâmetros essenciais, incluindo o servidor SMTP e definições de acesso. Aqui está um passo a passo sobre como configurar e utilizar o compartilhamento externo através do MySafe.
Configuração Necessária:
- Configuração SMTP válida:
- Antes de iniciar o compartilhamento, assegure-se de que possui uma configuração SMTP válida. O SMTP é crucial para o envio de convites para acesso externo via e-mail.
- Permissões de Administrador do MySafe:
- O usuário precisa ter permissões de Administrador do MySafe para adicionar e configurar o SMTP.
- Configuração da URL Base:
- Defina uma URL Base, que será utilizada para formar o link de acesso ao arquivo compartilhado no e-mail enviado ao destinatário. Além disso, é possível limitar o tempo de compartilhamento, garantindo maior controle sobre o acesso aos documentos.
Processo de Compartilhamento:
- Iniciar Compartilhamento:
- Selecione o item desejado dentro do MySafe e clique em ‘Compartilhar’, escolhendo a opção ‘Externo’.
- Detalhes do Destinatário e Acesso:
- Insira o e-mail do destinatário e defina parâmetros como a validade do link e o máximo de acessos permitidos. Essas configurações ajudam a garantir que o acesso seja concedido de maneira controlada e segura.
- Salvar e Enviar Convite:
- Após configurar os detalhes do compartilhamento, salve as alterações para enviar automaticamente o convite por e-mail ao destinatário.
Auditoria e Monitoramento:
- A funcionalidade do MySafe permite realizar a auditoria de compartilhamentos efetuados. Você pode acessar o menu de auditoria para verificar ações realizadas, status dos compartilhamentos e validar o uso conforme as políticas estabelecidas.
Informações Enviadas no E-mail:
- O e-mail enviado ao destinatário incluirá o link para acesso ao arquivo juntamente com detalhes sobre a validade e restrições de acesso, conforme configurado.
Considerações Finais:
O compartilhamento externo via MySafe é uma ferramenta poderosa para colaboração segura, especialmente quando combinada com uma boa configuração e práticas de auditoria. Ao seguir estes passos, você pode garantir que os documentos e informações da sua organização sejam compartilhados de forma segura e eficiente.